KONSEP
DASAR STANDAR OPRASIONAL PROSEDUR (SOP)
Pengertian Standard (Standar) : “Something
used as a measure, norm, or model in comparative evaluations” (Oxford
Dictionary). Sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma, atau model dalam
evaluasi komparatif.
Pengertian Operating (Operasional): “Control
the functioning of (a machine, process, or system)” (Oxford
Dictionary).Mengontrol fungsi (mesin, proses, atau sistem).
Pengertian Procedure (Prosedur) : An
established or official way of doing something” (Oxford Dictionary).Cara yang
tersusun atau resmi melakukan sesuatu.
Pengertian
Standard Operational Procedure (SOP)
Menurut Tjipto Atmoko, Standar
Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan
tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan
alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis,
administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
pada unit kerja yang bersangkutan.
Suatu standar/pedoman tertulis yang
dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai
tujuan organisasi.
Protap merupakan tatacara atau tahapan
yang harus dilalui dalam suatu proses kerja tertentu, yang dapat diterima oleh
seorang yang berwenang atau yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat
penampilan atau kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat diselesaikan
secara efektif dan efisien. (Depkes RI, 1995)
SOP merupakan tatacara atau tahapan
yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja
tertentu. (KARS, 2000)
“Standar Operasional Prosedur (SOP)
merupakan suatu standar / pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong
dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi” Puspitasari,
Rosmawati & Melfrina (2012: 30).
“Standard Operating Procedure is a
standard plan that outlines the steps to be followed in particular
circumstances”. Diartikan Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu
standar perencanaan yang menguraikan langkah-langkah yang harus dilaksanakan
pada keadaan tertentu.
Dari teori-teori di atas, dapat
disimpulkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu standar
acuan atau pedoman yang berisi langkah-langkah kerja untuk mendorong suatu
kelompok dalam melakukan pekerjaan dan mencapai tujuan organisasi. Griffin
(2011: 190).
Dasar
Hukum SOP
a. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5063)
b. Undang-Undang
nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan (lembaran Negara Repulik Indonesia tahun
2009 nomor 152 , tambahan lembaran Negara nomoor 5071)
c. Permen
PAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan.
Tujuan
SOP
SOP (Standar Operasional Prosedur)
merupakan dokumen yang berisi langkah-langkah/sistematika kerja dalam sebuah organisasi. Dari beberapa
pengertian SOP menurut para ahli, tujuan utama dari penyusunan SOP adalah untuk
mempermudah setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses
pengerjaannya. Adapun tujuan dari penyusunan SOP diantaranya :
a. Agar
petugas atau pegawai menjaga konsisitensi dan tingkat kinerja petugas atau
pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
b. Agar
mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap–tiap posisi dalam organisasi.
c. Memperjelas
alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas atau pegawai terkait
d. Melindungi
organisasi atau unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktek atau
kesalahan administrasi lainnya.
e. Untuk
menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
f. Memberikan
keterangan tentang dokumen- dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.
Sedangkan Tujuan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Menurut Puspitasari, Rosmawati & Yusniar (2012: 31),
terdapat beberapa tujuan dibuatnya SOP antara lain:
a. Mempertahankan
konsistensi kerja karyawan.
b. Mengetahui
peran dan fungi kerja di setiap bagian.
c. Memperjelas
langkah-langkah tugas, wewenang dan tanggung jawab.
d. Menghindari
kesalahan administrasi.
e. Menghindari
kesalahan/kegagalan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
Dari teori di atas, dapat disimpulkan
tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah untuk mepertahankan
konsistensi kerja karena pengetahuan akan tugas dan peranan yang jelas dari
masing-masing karyawan sehingga dapat terhidar dari kesalahan yang mengurangi
efisiensi kerja suatu organisasi.
Manfaat
SOP
Manfaat yang didapat dengan pembuatan
Standar Operasional Prosedur ini diantaranya:
a. Efisiensi
Waktu, karena semua proses menjadi lebih
cepat ketika pekerjaan itu sudah terstruktur secara sistematis dalam sebuah
dokumen tertulis. Semua kegiatan karyawan sudah tercantum dalam SOP sehingga
mereka tahu apa yang harus dilakukan selama masa kerja.
b. Memudahkan
tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen dilihat
dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.
c. Kesungguhan karyawan dalam memberikan pelayanan, terutama
terhadap konsistensi waktu kerja
sesuai ketentuan yang
berlaku. Ini merupakan standardisasi bagaimana seorang karyawan
menyelesaikan tugasnya.
d. Dapat
digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan.
e. Dapat
digunakan sebagai sarana acuan dalam
melakukan penilaian terhadap proses layanan. Jika karyawan bertindak tidak
sesuai dengan SOP berarti dia memiliki nilai kurang dalam melakukan layanan.
f. Dapat
digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat
suatu perubahan sistem.
g. Dapat
digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh pengawas ketika
diadakan audit. SOP yang valid akan mengurangi beban kerja. Bersamaan dengan
itu dapat juga meningkatkan comparability, credibility dan defensibility.
h. Membantu
pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses
sehari-hari.
i. Mengurangi
tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugas.
Sedangkan Manfaat Standar Operasional
Prosedur (SOP) Menurut Puspitasari, Rosmawati & Yusniar (2012: 32),
beberapa manfaat penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) antara lain:
a. Dapat
menjadi pedoman dalam melaksanakan tugas, menyelesaikan pekerjaan secara
konsisten, sebagai alat komunikasi dan pengawasan.
b. Meningkatkan
rasa percaya diri karyawan dalam melakukan pekerjaan dan mengetahui jelas
dengan pekerjaan yang harus dilakukan.
c. Dapat
digunakan sebagai salah satu alat pelatihan dan tolak ukur kinerja karyawan.
Dari teori di atas, dapat disimpulkan
bahwa manfaat Standar Operasinal Prosedur (SOP) adalah sebagai landasan atau
pedoman dalam melakukan tugas, alat ukur
kinerja dan juga dapat memberikan rasa percaya diri karyawan dalam melakukan
setiap langkah kerja.
Fungsi
SOP
a. Memperlancar
tugas petugas atau tim.
b. Sebagai
dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
c. Mengetahui
dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
d. Mengarahkan
petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
e. Sebagai
pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Prinsip-prinsip
SOP
a. Harus
ada pada setiap kegiatan pelayanan.
b. Bisa
berubah sesuai dengan perubahan standar profesi
atau perkembangan iptek serta peraturan yang berlaku.
c. Memuat
segala indikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya, disamping tahapan-tahapan yang harus dilalui
setiap kegiatan pelayanan.
d. Harus
didokumentasikan.
Konsep
Pembuatan SOP
Kesalahan pembuatan SOP dapat
menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan menjadi tidak maksimal.
Dalam pembuatan SOP harus memperhatikan beberapa konsep sebagai berikut :
a. SOP
harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel
dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah.
b. Tampilan
SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha mendapatkan
arus yang sebaik-baiknya.
c. Menggunakan
kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan
melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: "Kirim
spesifikasi ke vendor" bukan " Spesifikasi dikirim ke vendor".
d. Menggunakan
pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: " Lengkapi lembar
kerja buku dan kembalikan ke pengadaan" bukan " Jangan dikembalikan
sebelum lembar kerja dilengkapi".
e. Menggunakan
instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh: "Kirim buku
ke bagian pengolahan".
f. Spesialisasi
harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah duplikasi pekerjaan dan harus ada
pengecualian yang seminimum mungkin terhadap peraturan.
g. Pencegahan
penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya pemeriksaan
yang tidak perlu.
h. Pembagian
tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang
dilakukan.
i. Tiap
pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan
tujuan.
Dalam menyusun suatu prosedur kerja,
terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :
1) Prosedur
kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;
2) Spesialisasi
harus dipergunakan sebaik-baiknya;
3) Pencegahan
penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;
4) Berusaha
mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;
5) Mencegah
kekembaran (duplikasi) pekerjaan;
6) Harus
ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan;
7) Mencegah
adanya pemeriksaan yang tidak perlu;
8) Prosedur
harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan
kondisi yang berubah;
9) Pembagian
tugas tepat;
10) Memberikan
pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan;
11) Penggunaan
urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya;
12) Tiap
pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan
tujuan;
13) Pekerjaan
tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;
14) Menggunakan
prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya
Hasil dari penyusunan prosedur kerja
ini dapat ditulis dalam “buku pedoman organisasi” atau “daftar tugas”yang
memuat lima hal penting, yaitu :
1) Garis-garis
besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan);
2) Sistem-sistem
atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan;
3) Formulir-formulir
yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya;
4) Tanggal
dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut diterbitkan;
5) Informasi
tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut
Langkah
Pembuatan SOP
Terdapat tujuh langkah untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat
membuat suatu bentuk SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk dipahami
oleh pengguna SOP tersebut. Berikut adalah tujuh step untuk membuat SOP yang
baik dan benar :
Perencanaan
tujuan awal pembuatan SOP
Dengan adanya tujuan yang ingin
dicapai, pihak manajemen dapat menyusun langkah-langkah yang harus dilakukan
untuk mencapai tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan mengevaluasi
keberhasilan dari penerapan SOP tersebut.
Perancangan
awal
Jika bentuk SOP yang akan digunakan
adalah simple steps, hierarchical steps atau graphic format, maka langkah awal
yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang ada dan yang harus
dijalankan. Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah flowchart, maka langkah
awal yang haruss dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan
diselesaikan.
Evaluasi
Internal
Setelah rancangan awal dibuat,
sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi oleh seluruh anggota perusahaan yang
terlibat sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang terdapat pada
rancangan awal tersebut dan kemudian meminta saran, kritik dan usulan yang
membangun. Dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP
tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan dengan lebih mudah.
Evaluasi
Eksternal
Pada tahap evaluasi eksternal,
dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari luar perusahaan untuk menilai
rancangan yang telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang dapat
membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat
menilai rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat
langsung dalam proses penerapan SOP.
Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui
SOP yang dibuat telah seusai dengan standard yang ditetapkan oleh pihak
manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan sebagai bahan evaluasi
dalam melakukan perbaikan dan pengembangan.
Perbaikan
Setelah dilakukan tahap pengujian,
dapat diketahui kekurangan dan kesalahan dalam SOP yang telah dibuat dan
kemudian dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan dengan
lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakukan pelatihan bagi para pekerja
agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk mempermudah mereka dalam
menjalankan pekerjaan.
Implementasi
Setelah SOP selesai dibuat dan sesuai
dengan standar yang telah ditentukan, kemudian dilakukan implementasi di
seluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang telah ditetapkan
dapat tercapai dengan maksimal.
Comments
Post a Comment